Quantas vezes ouvimos dizer - ou mesmo falamos - pelos corredores que muitos dos problemas da empresa seriam resolvidos rapidamente se o tempo gasto com reuniões fosse utilizado para trabalhar?
Por ser este um fato tão comum, não estranhe se a sua empresa, ou mesmo você, estiver convivendo com um enorme desperdício de tempo, realizando reuniões desgastantes e pouco produtivas, tanto do ponto de vista de quem as promove, quanto de quem delas participa.
E se isto estiver acontecendo em sua empresa, ou mesmo em seu departamento, saiba que você não está sozinho, pois baixa produtividade em reuniões é, ainda hoje, um padrão comum à maioria das organizações brasileiras.
Neste campo, tem sido significativo o número de empresas que iniciaram programas baseados na atuação de pessoas que se reúnem para analisar problemas, formular soluções, tomar decisões e que se decidiram por interrompê-los, dada a sensação de que os grupos de trabalho consomem mais tempo em reuniões do que precisariam. E sem que obtenham resultados que lhe permitam afirmar que a experiência valeu a pena.
Infelizmente, neste país, os insucessos não são divulgados, e por não tomarmos conhecimento das experiências organizacionais que não deram certo, ficamos impossibilitados de aprender com elas.
Entretanto, aqueles que tiveram a oportunidade de acesso a essas experiências pouco encorajadoras, ou mesmo de alguma forma estão impossibilitados de ter uma visão mais crítica dos contextos em que ocorrem reuniões de baixa produtividade, poderão constatar que é comum nestas situações a ocorrência de pelo menos alguns dos problemas a seguir relacionados:
- Os objetivos das reuniões nem sempre estão claramente definidos ou explicados.
- Gasta-se excessivo tempo na discussão de um assunto; e os demais acabam sendo atropelados pela falta de tempo.
- As reuniões são excessivamente longas e sempre terminam em horários muito além daqueles que seriam, no mínimo, aceitáveis do ponto de vista da capacidade humana de produzir resultados com qualidade.
- Participam pessoas que pouco - ou nada - têm a ver ou contribuir com os assuntos tratados.
- Há muita divagação e constantemente se foge da agenda.
- As conclusões ou decisões do grupo não são registradas ou sumarizadas; não se sabe formalmente quem ficou responsável por quais tarefas e que prazos deverão ser cumpridos.
- Ninguém faz um acompanhamento e controla os resultados das ações decididas nas reuniões.
Se isto estiver realmente acontecendo em sua organização, a melhor coisa a fazer nesse momento é avaliar a forma pela qual as reuniões estão sendo encaradas e conduzidas, já que o desperdício de tempo e de recursos envolvidos é muito elevado para os dias de hoje.
O ideal para qualquer organização é que seus executivos estejam preparados - e preparem seus colaboradores, desenvolvendo suas habilidades -, para conduzirem eficazmente uma reunião de trabalho. E que estimulem estes mesmos colaboradores com o fornecimento de dados, informações, opiniões e idéias que contribuam efetivamente para a construção de soluções ou para a tomada de decisões.
Esta preparação deve contemplar, basicamente, uma metodologia para conduzir reuniões, regras para o funcionamento de um grupo de trabalho, além dos instrumentos de acompanhamento e controle de ações, o que permitirá, desta forma, que as reuniões passem a ser encaradas como um recurso de trabalho e não como um fim em si.
Um bom começo para tornar suas reuniões mais produtivas pode ser a revisão da forma pela qual elas são planejadas.
Antes de qualquer iniciativa, certifique-se de que a reunião é necessária.
Só convoque uma reunião quando ela for indispensável, e adote então alguns procedimentos que lhe permitirão garantir maior produtividade:
a) Estabeleça propósitos claramente definidos.
Um dos recursos para se obter clareza e objetividade na formulação dos propósitos da reunião é perguntar-se:
- Que resultados quero obter?
- É uma reunião para tomar decisões? Sobre o que?
- É uma reunião para informar e esclarecer? Sobre o que?
- É uma reunião para atribuir tarefas? A quem? Quais tarefas?
- É uma reunião para motivar? A quem? Para quê? Como?
b) Após ter identificado claramente os propósitos da sua reunião, comece a pensar nas pessoas que irão compor o grupo.
Convide apenas as pessoas necessárias para assegurar os resultados desejados.
c) Defina alguém para secretariar a reunião, atribuindo a essa pessoa a responsabilizada de organizar o local, providenciar material e recursos necessários, controlar e redigir uma ata, entre outros.
d) Elabore uma pauta com os assuntos e o tempo para a discussão de cada um deles. Identifique na pauta os responsáveis pelos assuntos e estabeleça claramente os horários de início e término da reunião.
Distribua a pautas, previamente, a todos os participantes, de forma a garantir que eles tenham tempo suficiente para se prepararem.
e) Conduza a reunião, o máximo que puder, dentro da pauta, e mantenha o grupo sempre centrado no assunto em discussão. Encerre um assunto antes de começar outro.
f) Sumarize as conclusões ao final da reunião.
A ata deve conter as sumarizações feitas e as decisões tomadas. Defina os responsáveis para cada ação e os respectivos prazos.
g) Faça um acompanhamento de todas as decisões tomadas até sua finalização.
h) Finalmente, lembre-se sempre do pensamento corrente, de que se você trabalha não trabalha não terá tempo para se reunir, e faça com que as pessoas trabalhem objetivamente.
Agindo dentro destes princípios, suas reuniões representarão uma forma de conjugar os esforços de sua equipe e de obter resultados maiores do que seria possível, se o mesmo trabalho fosse produzido individualmente.
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