DICAS PARA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

 

Tenho notado em meu convívio com muitas pessoas que elas desenvolveram uma grande dificuldade em lidar com o tempo, sempre são as mesmas reclamações e desculpas, "não tenho tempo", "não tenho tempo".

 

Dai, resolvi transcrever essas dicas para ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO.

 

Eis aqui algumas dicas que ajudarão em muito a otimizar o uso do tempo e alavancar a sua produtividade. Vejamos:

 

1. Estabeleça os objetivos com clareza.

Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas semanas.

 

Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que não esqueça das suas metas.

 

Lembre-se: barco sem rumo não chega a porto algum.

 

2. Faça uma lista diária e priorize as atividades.

 

Isto é tão básico quanto o Manual de Primeiros Socorros.

 

Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode ser notebook, tablet etc.), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes.

 

Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando-o dopado, mas sem nada renderem de efetivo.

 

Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos.

 

3. Delegue.

Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa.

 

Caso contrário, treine-a. Delegando você estará livre para vôos mais altos e fazer coisas mais nobres.

 

4. Saiba tomar decisões.

Não existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas.

 

Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão.

 

Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão.

 

Tente identificar as causas do problema mediante as clássicas perguntas:O Quê? Quando? Por Quê? Onde? Quem? Quanto?

 

Isolado o problema e descobertas as causas, tome a decisão. Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema como o resolveram.

 

Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões.

 

Uma boa idéia é também procurar um especialista no assunto.

5. Saiba dizer NÃO.

Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros.

 

Acabará apenas ganhando a taça do "Engole Sapo".

 

Trabalhar muito é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente.

 

Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo.

 

Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando.

6. Seja breve ao telefone.

Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho.

 

Depois das rápidas gentilezas iniciais vá direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato.

 

A menos que você seja relações públicas, vendedor ou algo semelhante, não há motivo para esticar um telefonema. Imunize-se também contra interrupções telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião.

 

Peça à secretária - ou a alguém - para anotar o número e ligue mais tarde.

 

7. Faça reuniões produtivas.

Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião.

 

É só introduzir assuntos não agendados, discutir assuntos triviais e irrelevantes e deixar que duas ou três pessoas brigonas monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si.

 

Reuniões eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.

 

8. Evite o perfeccionismo.

"O perfeito é inimigo do ótimo", diz o ditado.

 

A perfeição é desejável, mas raramente necessária. Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha que tudo - de um simples bocejo à mais avançada astronave - deve ser impecável.

 

Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seu neurótico controle de qualidade - relatórios, projetos, digitação, cartão-ponto, limpeza, etc -, e assim decisões importantes e essenciais deixam de ser tomadas, porque o "deus-da-perfeição", excessivamente comprometido com a importância das picuinhas desnecessárias, não consegue ver as oportunidades passando ao lado.

 

Se o ótimo já está ótimo, deixe o rio continuar fluindo, e não o impeça.

 

Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho.

 

O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.

 

9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor.

Todos temos um "relógio biológico" que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia.

 

Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã.

 

Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então do que remar a favor da maré.

 

Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais etc.

 

À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros.

 

10. Organize-se.

Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar suas atividades.

 

Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções.

Nesse caso, divida-as em porções menores e depois complete-as passo a passo.

 

Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez.

 

Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa.

 

11. Saiba o que fazer com os papéis (vale também para e-mails).

Se você coleciona papéis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize estas alternativas:

 

Jogar Fora.
Pergunte-se: "Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta for "nada", então jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento.

Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a que não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de seu interesse.

 

Transferir.
Transfira os papéis (ou e-mails) que não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado etc. e que poderão ser de utilidade a eles.

 

Agir.
Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou e-mail),tome logo,contanto que não interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então delegue-as a alguém.

 

Arquivar.

Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.

 

12. Pratique a relação 80/20.

Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações.

 

Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos.

 

Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade. Descubra também quais as picuinhas, rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas 20% de produtividade.

 

Descarte-as quanto antes, pois elas o estão fazendo cair na armadilha da improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho.

 

É bom lembrar que os "super" bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bem-sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente.

 

Falta de tempo é o eterno álibi dos incompetentes.

A alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a lidar com o tempo.