A comunicação completa e eficaz – entendida como o fornecimento ou troca de informações, ideia e sentimentos, através de palavras, escrita ou oral, ou de sinais – é vital para o ajustamento das pessoas dentro de uma organização.
Uma boa organização deverá possuir um sistema de comunicação eficiente.
Dificilmente haverá um aspecto da tarefa do administrador que não envolva comunicações. Muitos enganos e distorções são cometidos porque as ordens são mal compreendidas.
Por meio da comunicação, o superior define os objetivos da organização, diz ao subordinado o que espera, que recursos se encontram à sua disposição, como ele vai progredindo, quais sãos as suas falhas.
A NATUREZA DA COMUNICAÇÃO
A comunicação acontece quando duas pessoas são comuns.
Quando duas pessoas têm os mesmos interesses, há um ponto em comum. ou melhor, a comunicação flui melhor quando os interesses são comuns.
A comunicação humana só existe realmente quando se estabelece entre duas ou mais pessoas um contato psicológico.
Não é suficiente que as pessoas com desejo de comunicação se falem, se escutem ou mesmo se compreendam... é preciso mais.
A comunicação humana existe entre as pessoas quando elas conseguem se encontrar ou reencontrar.
Quando a comunicação se estabelece mal ou não se realiza entre pessoas que estão juntas, ou entre grupos, dizemos que houve FILTRAGEM, BLOQUEIOS OU RUÍDOS.
1. Filtragem
Quando uma mensagem é recebida apenas em parte, a comunicação existe, mas há o que se chama de FILTRAGEM.
2. Ruído
Chama-se RUÍDO o tipo de comunicação entre duas pessoas ou em grupo, quando a mensagem é distorcida ou mal-interpretada.
3. Bloqueio
Há BLOQUEIO na comunicação entre duas pessoas, quando a mensagem não é captada e a comunicação, interrompida.
Os bloqueios, as filtragens e os ruídos provocam ressentimentos que duram longo tempo, criando inimizades.
CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES
Um dos problemas básicos em comunicação é que o significado que você captou de uma mensagem pode não ser exatamente aquele que o emissor quis transmitir.
Nossas necessidades e experiências tendem a colorar o que vemos e ouvimos, a dourar certas pessoas e enegrecer outras. As mensagens que não desejamos aceitar são reprimidas. Outras são aplicadas, engrandecidas e comentadas.
As vez temos a tendência de ouvir o que as pessoas dizem, mas só ouvimos o que queremos, o resto, filtramos, isto é, deixamos passar.
Temos a tendência de ignorar as comunicações que entram em conflito com o que já conhecemos.
Temos a tendência de rejeitar qualquer comunicação que indique idéias novas ou que indique a necessidade de mudança de hábitos.
Quando uma pessoa ganha a nossa confiança, colocamos em prática o “efeito halo” (aquela auréola que os santos tem ao redor da cabeça) e acreditamos em tudo que ela diz. Quando fala, julgamos que tudo é correto, pois é uma pessoa boa.
O ”efeito halo” também pode ser o contrário do parágrafo anterior. Podemos não acreditar em nada que a pessoa diz pelo simples fato de não gostarmos da pessoa.
A comunicação pode ser entendida errada devido a forma de como percebemos os fatos, as pessoas e os estímulos.
Enfim, outra razão da distorção da comunicação é o efeito da emoção. Quando nos sentimos inseguros, aborrecidos ou receosos, o que ouvimos e vemos parece mais ameaçador do que quando nos sentimos seguros e em paz com o mundo.
TREINAMENTO EM COMUNICAÇÃO
As escolas tem gasto muito tempo ensinando Matemática, Ciências Sociais e outros conteúdos, mas tem dado pouco tempo ao ensino de como compartilhar sentimentos e pensamentos com os outros.
O fato do ser humano não saber se comunicar acarreta alienação, solidão, ansiosidade, nervosismo e agressividade.
Como melhorar a comunicação?
Aprenda a melhorar a sua transmissão – selecione o que quer transmitir para a outra pessoa;
Aprenda a aperfeiçoar sua própria recepção – perceba melhor as reações emitidas por outras pessoas.
Dentro da melhoria da emissão e recepção, alguns aspectos devem ser considerados, a saber:
1. Utilização do feedback
Feedback é uma palavra inglesa que significa “verificar o próprio desempenho e corrigi-lo, se for necessário”.
Como estou agindo? Vocês estão me entendendo? Estou sendo claro?
Ao obter respostas a essas perguntas, estarei usando o feedback (realimentação), isto é, estou verificando meu desempenho através da comunicação com outras pessoas e, dentro do possível, modificando-o.
2. Uso apropriado de muitos canais de comunicação
Pode-se começar a compreender a outra pessoa, saber se ela simpatiza ou se é hostil, indiferente, maximizando a capacidade de utilizar o feedback.
Pode-se iniciar pela observação do comportamento não-verbal do interlocutor a sua postura, os seus gestos.
Pelo tom de voz e postura, um administrador poderá sentir o comportamento de seus subordinados, ainda que a linguagem verbal não esteja confirmando os seus pensamentos e sentimentos.
DICAS PARA APRIMORAR A COMUNICAÇÃO
1. Saber ouvir
Saber ouvir e saber ouvir além das mensagens são qualidades que a pessoa pode desenvolver para facilitar a comunicação.
Há um conteúdo não manifesto em muitas comunicações (verbais, não-verbais, de atitude) em que é preciso sensibilidade para entender.
Há um conteúdo informativo, lógico, manifesto numa comunicação e um conteúdo latente, afetivo, emocional e psicológico.
2. Uso de comunicação face a face
As comunicações face a face são superiores às ordens escritas, às cartas, às circulares, aos anúncios e aos impressos em geral.
Quando estamos comunicando face a face há, ao vivo, oportunidades para perceber além da mensagem, e a inter-relação torna-se mais fácil, completa, envolvente. A voz, as atitudes e as expressões facilitam a realimentação. A voz tem uma gama muito ampla de entonações.
A comunicação face a face aproxima as pessoas, enquanto a comunicação escrita (além do percentual necessário) aumenta o distanciamento entre os interlocutores.
3. Colocar-se no mundo do recebedor
O colocar-se no lugar do receptor, ou melhor, de quem recebe a mensagem é muito importante. Pois é muito difícil alguém entender alguma coisa quando o transmissor tem como conteúdo algo que não vai ao encontro daquilo que a pessoa espera, suas expectativas, suas predileções e seus interesses.
Sempre existe uma necessidade de se adaptar a mensagem – se realmente existe o interesse de transmiti-la ao vocabulário, aos interesses e aos valores do receptor.
4. Desenvolvendo a sensitividade
A sensitividade é chamada de empatia. Ou melhor, a habilidade de se colocar no lugar dos outros e assim compreender melhor o que as outras pessoas sentem e estão procurando dizer-nos.
5. Saber distinguir o momento certo para o enviou da mensagem
Sempre existe um momento oportuno para a comunicação. Não adianta ensinar uma criança de seis meses a andar ou ensinar álgebra a um menino de 5 anos.
Mensagens adiantadas podem ser ignoradas, não ouvidas e até rejeitadas.
6. As palavras devem ser reforçadas pela ação
A mensagem deve ser direta, clara, simples, sem palavras rebuscadas que o receptor não possa entender.
Mensagens difíceis, confusas e com estilo rebuscado provocam distorções de comunicação.
PROCEDIMENTOS DE COMUNICAÇÃO
A comunicação entre os indivíduos é feita não só através da palavra falada, mas também por meio de: gestos, postura, tom de voz, ritmo de voz e entonação.
Na comunicação podemos observar os seguintes:
Quem comunica? Com que freqüência? Por quanto tempo? Quem comunica a quem? Quem fala depois de quem? Quem interrompe quem?
Vejamos alguns que devem ser observados numa comunicação:
Quem conversa com quem?
Quem fala depois de quem?
Quem interrompe quem?
7. OS TIPOS DE COMUNICAÇÃO
Há vários tipos de comunicação humana. A comunicação varia de acordo com os instrumentos utilizados para estabelecer o contato com outro, de acordo com as pessoas em processo de comunicação e, ainda, de acordo com os objetivos em vista.
1. Os instrumentos
Quanto aos instrumentos utilizados, a comunicação pode ser verbal, se alguém utiliza a linguagem oral ou escrita para iniciar e estabelecer o contato com o outro.
A comunicação verbal é mais freqüente, mais habitual, pelo menos no Ocidente; tende a tornar-se o instrumento preferido, senão exclusivos, de comunicação com o outro.
Todo recurso a outro instrumento, que permite ou favoreça o contato com o outro, é classificado pelo termo genérico de comunicação não verbal. Pertencem a este tipo de comunicação os gestos, as expressões faciais, as posturas. Mesmo os silêncios, as ausências no interior de certos contextos podem tornar-se significativos e carregados de mensagens para o outro; de acordo com as situações, ora podem ser percebidos pelo outro como expressões de coragem, ora como omissão ou covardia.
As comunicações verbal e não-verbal estão sempre sincronizadas no mesmo indivíduo. As vezes, o não-verbal está em dissonância com o verbal, trai o eu íntimo que o verbal tenta camuflar. Gestos bruscos, constantes, cortantes, acompanham muitas vezes palavras melosas, doces, que dissimulam mal um estado de irritação interior.
2. As pessoas
Quanto às pessoas implicadas, é preciso distinguir a comunicação a dois da comunicação de grupo. As comunicações a dois podem ser pessoais, quando constituem um encontro entre dois seres que se percebem em relação de reciprocidade ou de complementaridade, como na amizade, no amor ou na fraternidade.
As comunicações de grupo podem ser distinguidas entre comunicações intragrupos, quando se estabelecem entre os membros de um mesmo grupo, e comunicações intergrupos, quando constituem contatos e trocas entre dois ou vários grupos.
3. Os objetivos
Quanto aos objetivos, podemos distinguir dois tipos de comunicação: a consumatória e a instrumental.
A consumatória tem por fim exclusivo a troca com o outro. Ela pode apresentar-se sob formas prosaicas.
A comunicação instrumental, ao contrário, é sempre utilitária e comporta sempre segundas intenções.
A troca com o outro procurada, preparada e estabelecida para fins de manipulação mais ou menos confessáveis. Como exemplo temos as mensagens publicitárias ou ainda os slogans de propaganda política.
Na comunicação consumatória, o outro é percebido como um sujeito ao encontro de quem se vai e com quem se deseja comunicar; na comunicação instrumental, o outro é percebido como um objeto a explorar e, ou a seduzir.
A comunicação consumatória é espontânea, enquanto a instrumental é utilitária.
8. CONDIÇÕES PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ
Uma comunicação se torna eficaz desde que:
Quanto mais o contato psicológico se estabelece em profundidade, mais a comunicação humana terá possibilidade de ser autêntica.
Quanto mais a expressão de se conseguir integrar a comunicação verbal e não-verbal, mais troca com o outro terá condições de ser autêntica.
Quanto mais a comunicação se estabelecer de pessoa a pessoa para além das personagens, das máscaras, dos status e das funções, mais terá possibilidade de ser autêntica.
Quanto mais as comunicações intragrupos foram abertas, positivas e solidárias, mais as comunicações terão possibilidades, em conseqüência, de serem autênticas.
Quanto mais as comunicações humanas forem consumatórias (isto é, encontros de sujeito a sujeito), manos elas serão instrumentais (isto é, manipulações do outro) e mais possibilidades terão de se tornarem alocêntricas e autênticas.
COMPONENTES DA COMUNICAÇÃO
Kurt Lewin define seis componentes essenciais de toda comunicação humana, a saber:
Emissor – É aquele que tem a iniciativa da comunicação
Receptor – É aquele a quem se dirige a mensagem.
Mensagem – Constitui o conteúdo da comunicação.
Código – É constituído pelo grupo de símbolos utilizados para formular a mensagem de tal modo que ela faça sentido para o receptor.
Destaque ou camuflagem – Consiste no conjunto das decisões que o emissor deve tomar, antes de entrar em comunicação, quanto ao conteúdo da mensagem e quanto ao código utilizado.
Codificador-decodificador – Consiste na tradução de idéias, objetivos e intenções num código, num conjunto sistemáticos de símbolos.
ANÁLISES DOS NÍVEIS DE COMUNICAÇÃO
Existem quatro níveis de comunicação: o intrapessoal, o interpessoal, o organizacional e o tecnológico.
Nível intrapessoal
É o que se passa dentro da pessoa no processo comunicativo = comunicar com.
Nível interpessoal
É o que se passa ao redor da pessoa, o que ele penas sobre o que acontece com ele, o que ouve ou que lê; o que lhe chega as mãos e como trabalha as informações que recebe.
Nível organizacional
São as redes de sistemas de dados, informações que ligam entre si os membros da organização e fornecem os meios de comunicação. Em função deste sistema de dados de comunicação, verificamos como são tomadas as decisões em relação às tarefas.
Nível tecnológico
No nível tecnológico a atenção está centralizada na tecnologia da comunicação, isto é, o equipamento, o aparelhamento. Aqui temos os programas formais para gerar, armazenar, processar, traduzir, distribuir e exibir dados.
Grande parte da confusão que ainda existe no estudo e na compreensão da comunicação decorre do fato de nos fixarmos apenas em um plano de análise, esquecendo os demais.
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